Création et gestion des documents

Listing des documents

Rendez-vous dans l’onglet « Documents » dans la barre de navigation et choisissez le type de document souhaité :

• Devis
• Bon de commande
• Bon de livraison
• Facture (et Avoir)

Sur le listing vous retrouverez le commentaire, les champs complémentaires ainsi que les vacations du document. Ces informations sont pliables ou dépliables et sont paramétrable depuis Modules > Société > Affichage > Section documents si vous disposez des droits ou depuis Mon compte > Affichage > Section documents.

Vous aurez également la possibilité d’exporter des documents :

Créer un document

Pour créer un document rendez-vous dans le listing des documents :

Appuyer sur le bouton pour ajouter un devis, un bon de commande, un bon de livraison ou encore une facture, vous pourrez également exporter les documents.

Une fois le bouton cliqué vous tomberez sur le formulaire ci-dessous :

• Vous devrez choisir un client. Si besoin, vous pouvez filtrer par numéro ou nom de client.
• Puis vous devrez choisir entre ajouter des vacations ou des produits.
• Pour finir, vous n’aurez plus qu’à sélectionner une ou plusieurs vacations ou un ou plusieurs produits, puis cliquer sur « Passer à l’étape suivante ».

Vous allez être redirigé vers la page ci-dessous :

Sur cette page vous allez pouvoir modifier les informations concernant :

• Le « Client » dont la « Date » du document, l' »Adresse de facturation », le « Mail », le « Téléphone » ainsi que le « Mode de règlement ».
• Les « Vacations », vous pourrez modifier la vacation, voir le commentaire de celle-ci, la supprimer et la déplacer grâce aux boutons situés en haut à gauche de la vacation comme affiché ci-dessous :

N’oubliez pas de sauvegarder les modifications avec le bouton « Enregistrer ».

Modifier les informations d’un document

Rendez-vous dans le listing de type de document souhaité.

Cliquez sur le document souhaité dans le tableau des documents.

Lorsque vous modifierez un document, de nouvelles options vont s’afficher comme ci-dessous :

Vous pourrez :

• « Ouvrir le PDF » du document.
• « Transférer vers le (document) vers… » le document en un autre type de document. Si c’est un devis, vous pouvez par exemple le passer en Bon de commande, Bon de livraison ou Facture.
• « Détacher les vacations sélectionnées » pour détacher une ou plusieurs vacations vers un nouveau document ou un document existant.
• « Ajouter un acompte » pour saisir des arrhes.
• « Ajouter une alerte ».
• « Copier » le document uniquement disponible sur les devis.
• « Supprimer le (document) », avec la possibilité d’annuler les vacations associées.
• « Refacturer » pour refacturer une ou plusieurs vacations d’un avoir vers une nouvelle facture.

Vous pourrez également ajouter ou modifier une adresse administrative ou encore modifier l’adresse de facturation et les ajouter au carnet d’adresse du client :

Vous pourrez lier des fichiers issus de la « Médiathèque » ou ajouter des fichiers à ce document via la section suivante :

Et pour finir vous pourrez aussi consulter la vie du document, ses modifications, par l’intermédiaire de la dernière section « Historique » :