Gérer les produits

Les produits sont une fonctionnalités INDISPENSABLES pour le chiffrage de vos interventions. La puissance de WebILS réside de ses fonctionnalités à calculer et proposer automatiquement les bons produits à partir de données telles que la date, les heures de début et de fin et le type prestation.

La gestion des produits s’effectue depuis la section Paramètres > Produits.

Généralités

On distingue 3 types de produit :

• Les frais
• Les prestations
• Les articles

Les frais

Ces produits regroupent tous les éléments de types frais annexes généralement imputés dans le cadre de la prestation. On y trouvera le plus souvent les frais de repas, de péage, de déplacement, d’hébergement, etc…

Le frais dispose d’une unité de saisie qui peut être :

• Le forfait
• L’heure
• Le kilomètre
• L’interprête (intervenant)

Selon l’unité du frais, le système ne calculera pas de la même manière :

• L’unité Forfait ajoute une fois le produit.
• L’unité Heure multiplie le produit par le nombre d’heures.
• L’unité Ressouce multiplie le produit par la quantité intervenants.
• L’unité Kilomètre multiplie le produit par le nombre de kilomètres.

Comme pour tous les produits, on peut saisir la description, le prix d’achat du produit, son prix de vente ainsi que son taux de TVA.
Notez que dans le cas d’une saisie du prix d’achat, le système pourra calculer automatiquement les marges d’une prestation (combien vous gagnez).

Si l’option « Disponible pour la saisie des frais » est cochée, alors les intervenants pourront utiliser ce frais dans la saisie de leurs frais personnels depuis la section Mon Compte, ou bien depuis GRH > Frais.

Notez enfin que le frais « Km » est un frais par défaut administrable mais non supprimable. Il sert à établir les calculs kilométriques selon les distances parcourus.

Les prestations

Le produit Prestation représente le travaille effectué par l’intervenant.

Il s’agit ici d’un élément prinicpal dans le calcul des prestations et le chiffrage. Si cet élément n’est pas configuré ou ne l’est pas correctement, le tarif final de la prestation sera incorrect.

Un produit Prestation, une fois enregistré, proposera 3 onglets :

• Général ; qui contient les informations standards sur le produit mais aussi des règles de calcul spécifique
• Tarifs ; qui contient les périodes de tarif ainsi que les données tarifaires
• Conditions ; qui permet d’appliquer le produit ou non selon le respect de certaines conditions

Général

La prestation dispose de 3 modes de calculs :

• L’horaire calculé
• Le forfait calculé
• Le forfait unitaire

Si « Horaire calculé » est sélectionné la prestation sera multipliée par le nombre d’heures dans les vacations ainsi que le nombre d’intervenants, si « Forfait calculé » est sélectionné elle sera multipliée uniquement par le nombre d’intervenants et si « Forfait unitaire » est sélectionné alors la quantité sera de 1.

Il est également possible d’ajuster le comportement des heures ILS afin de modifier le coefficient multiplicateur des heures de travail. Il existe 2 options :

• Calculé
• Fixe

Si « Calculé » est séléctionné, alors le système multipliera le nombre d’heures de la planification avec le coefficient multiplicateur (dans l’onglet Tarifs). Si « Fixe », le système imputera à l’intervenant le nombre d’heures spécifié dans « Coeff. heures travaillées » de la section Tarifs.

Votre produit enregistré, vous aurez accès à l’onglet Tarifs.

Tarifs

C’est dans cette section que l’on crée des tarifs pour une prestation donnée. Les tarifs sont organisés par période : il est donc possible de créer un tarif spécifiquement pour une période donnée (ex: année 2021 du 01/01 au 31/12 ) puis une autre période (ex: année 2022 du 01/01 au 31/12). On peut créer autant de période que nécessaire.

Lorsqu’une planification sera créée sur l’une ou l’autre des périodes, le système attribuera le tarif de la période active à la prestation.

Lorsque l’on créer un tarif, il faut saisir :

• La date de début du tarif
• La date de fin du tarif
• Le coefficient d’heures travaillées (si actif)
• Le prix d’achat (optionnel)
• Le prix de vente

Cela peut être fait pour :

• La semaine (du lundi au vendredi)
• Le samedi
• Le dimanche

Saisie d’une ligne tarif

Le coefficient d’heures travaillées est un multiplicateur d’heures pour le temps de travail réalisé par un intervenant. Par exemple, avec un coefficient de 2, sur une intervention qui dure de 8h à 10h, le temps de travail imputé à l’intervenant sera de 2h x 2 soit 4 heures.

Pour activer et utiliser le coefficient d’heures travaillées , il faudra préalablement activer l’option dans Paramètres > Société, onglet Général :

Facultativement, on pourra saisir le prix d’achat.

Et enfin le prix de vente : On saisi ici le prix horaire par demi-heure. Dans l’exemple ci-dessous, nous sommes sur un tarif horaire de 60€ HT de l’heure. Le système de saisie fonctionne à la demi-heure mais il est possible de paramétrer la précision de calcul depuis Paramètres > Société, onglet affichage, options :

Conditions

Vous pouvez ajouter des conditions pour chaque produit comme ci-dessous :